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Tratando de ser mas productivo

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Una vez mas me decido a hacer algunos cambios en mi vida. Estoy hablando de productiva específicamente. Siempre que aplique algunas esos consejos de productividad me resultaron muy útiles. Pero con el paso del tiempo uno los deja de aplicar y termina en el circulo vicioso de la perdida de tiempo.

Por eso tome algunas medidas, el Messenger cerrado, si alguien se quiere comunicar conmigo que use el Mail (Que lo revisare cuando tenga mis cosas en orden).

Twitter cerrado. Gtalk cerrado. Mail, Reader, Analytics todo cerrado. Eso liberara algo de espacio para mis tareas. Y aca llegamos a un punto interesante.

Mi lista de tareas. Todos los dias hay muchas cosas por hacer. Desde contestar un mail hasta revisar las estadísticas, pasando por alguna modificación a un script, la valuación de una idea y muchas mas. Pero no todas estas cosas tienen la misma importancia. Por eso hay que tener una lista de tareas bien estructurada para poder ir cumpliendo con cada una de ellas. GTD puede funcionar pero no es la única solución posible.

No seguir mas todo enlace que se cruce por delante. Muchas veces vemos que se nos va el dia y no hicimos ni la mitad de las cosas que pretendíamos hacer, pero cuando empezamos a recapitular nos damos cuenta que estuvimos horas siguiendo uno y otro enlace, tonteando yendo de un lado a otro sin llegar a ningún lado.

De esta forma mi dia se va a transformar en algo mucho mas ordenado y facil de llevar. Un día típico podria ser:

  • Leer los mails importantes. 1 o 2 por dia son verdaderamente importantes.
  • Abrir Messenger y Gtalk, hablar con “el jefe” y ver si hay tareas nuevas para realizar. Luego cerrarlo y no abrirlo hasta terminar.
  • Realizar las tareas claves del dia.
  • Realizar las tareas importantes, pero repetitivas, por ejemplo actualizar un blog.
  • Abrir el Messenger y Gtalk por si surge algun imprevisto de ultima hora.
  • Mientras realizar las tareas repetitivas y menos importantes (Por ejemplo revisar las estadísticas de los sitios).
  • Leer el resto de mails.
  • El resto de las cosas (por ejemplo charlar con los amigos, seguir algun enlace en twitter y leer feeds).

Para ser sinceros creo que haciendo las cosas de este modo podría conseguir una hora libre por día.

Gestiona tu tiempo con el bloc de notas

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El bloc de notas de windows tiene algunos secretos todavía. Por ejemplo sirve muy bien para gestionar nuestro tiempo. Primero lo primero: como tener un “timestamp” en el bloc de notas. Según vi en Kabytes es muy sencillo.

1. Abrimos el bloc de notas
2. Escribimos la palabra .LOG (asi en la primer linea)
3. Escribimos la tarea que estamos haciendo.
4. Guardamos y cerramos el documento.

Cuando lo volvemos a abrir figura la hora y el dia en el que hicimos eso.

Ahora bien… esa es la base. Ahora nos queda aplicar lo aprendido para gestionar nuestro tiempo.

Lo que yo haria es esto: Cada vez que empiezo o termino una tarea abrir el documento y escribir lo que estoy haciendo y cerrar

De esta forma tendríamos bien clarito cuanto tiempo nos tomo cada cosa que hicimos.

Planificar tareas

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Para lograr ser productivo la planificacion de tareas es un punto muy importante. Algo básico en esta planificacion es el tiempo y momento que le dedicamos a cada tarea.

Por ejemplo:

En los dias de semana lo mas importante es mi trabajo, que no son mis blogs, entonces mis tareas empiezan con ese trabajo.

  1. En primer lugar un repasada rápida de las cosas que hay que hacer.
  2. Después revisar que todos los sitios esten en funcionamiento, también bien rápido.
  3. Las tareas mas importantes. Lo que marcara el exito del dia.
  4. Tareas menos importantes.
  5. Si queda tiempo las cosas personales.

Pero en los fin de semana esto cambia, ya que mis blogs son lo mas importantes.

  1. Ver que todo este funcionando.
  2. Leer feed.
  3. Escribir posts.
  4. Ver estadísticas.
  5. Boludear un cacho.

Y asi es basicamente la planificacion de mis tareas. Como pueden ver es simple hay que poner al principio (que normalmente es cuando mas motivados estamos) las cosas importantes. Y despues las menos.

Parece lógico pero como hay tantas cosas en Internet muchas veces comenzamos con lo fácil, y las cosas verdaderamente importantes para cuando tenemos menos energía.

Mi introduccion al GTD

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Hace un tiempo por recomendación de Camilo estoy intentando aplicar el GTD en mis tareas. Pero lo estoy haciendo un poco a mi manera.

Primero lo primero:

¿Que es GTD?

GTD es un método para recopilar y realizar las tareas que nos surjan en el día a día. En ThinkWasabi pueden encontrar mucha info sobre GTD, le recomiendo empezar por este articulo.

¿Como funciona GTD?

Básicamente se trata de tener 4 o 5 “listados” distintos con las tareas que tengamos que realizar. Estos listados son:

  • Inbox, donde listamos las tareas sin siquiera pensar en ellas.
  • Proximo, donde listamos lo que tenemos que hacer a la brevedad.
  • En espera, donde listamos las cosas que no son tan urgentes.
  • Algun día, ahí ponemos todo lo que tenemos que hacer en algun momento.
  • Depende de otros, este no se si es de GTD pero yo lo agregue porque me viene bien.

En cualquier momento que surjan tareas las vamos poniendo Inbox, no hace falta pensarlas ni nada de eso, solo ponerlas.

Una vez que nos disponemos a empezar a trabajar es el momento del procesado de las tareas. Vemos lo que tenemos en el inbox y lo vamos asignando a los distintos listados, según las prioridades que les asignemos.

Y eso es todo, ahora hay que centrarse en lo que tenemos en el listado “Próximo” lo demas no tiene importancia, solo eso.

Regla de los dos minutos

En todo momento es bueno aplicar la regla de los dos minutos. Ya saben, esa que dice que todo aquello que podamos hacer inmediatamente, y que no requiera mucho de nuestra parte nos lo saquemos de encima lo antes posible.

¿Hay herramientas para GTD?

Hay muchas herramientas que se pueden usar para hacer el GTD, por ejemplo:

  • EverNote
  • Remeber the Milk
  • Lápiz y papel.

Yo particularmente uso Google Docs. Un doc de texto donde voy listando todas las tareas es lo único que necesito. De esa forma tengo acceso a mis tareas en todo lugar.

¿Por que no Remember de Milk? Porque ese doc lo tengo compartido con Camilo, así el puede ver en cualquier momento en que estoy.

En fin esto pretende ser una pequeña introduccion a GTD les recomiendo, otra vez, ThinkWasabi y su seccion de productividad y GTD, sus screencast fueron una muy buena ayuda en mis comienzos con esto.

PD: Me decidí al fin y agregue una categoría para Productividad.

Ideas sobre productividad

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Cada tanto me gusta escribir de estos temas. Cosas que voy aprendiendo con el correr de los días, y los meses, y que me hubiese gustado escuchar antes.

Tener muchas tareas.

Si tenemos tan solo una tarea y nos estancamos quedamos trabados. Pero cuando tenemos muchas tareas esa tarea que nos detiene puede pausarse un poco y seguir por otro lado. Así logramos avanzar.

Hay mucha gente que dice que tenemos que centrarnos en una tarea hasta terminarla. Yo opino lo contrario. Hay cosas que de tan pesadas o monótonas nos traban, y ahí es donde es bueno poder pausar y hacer algo un poco mas entretenido.

Dividir las tareas importantes en partes mas pequeñas.

En el mismo sentido que lo anterior. De esta forma podemos focalizar nuestra atención en cosas mas pequeñas.

Hay que cuidar las pinceladas que el cuadro se cuida solo.

Además de esta forma los avances se van viendo en el día a día.

La regla de los dos minutos.

Otra de las cosas mas importantes para lograr el exito. La regla de los dos minutos dice básicamente que si surge una tarea que podamos hacer en dos minutos (dos minutos es una forma de decir, se refiere a las cosas que se pueden hacer rápidamente) la tenemos que hacer en el momento que surge. Los que siguen el GTD estrictamente dicen que esa regla hay que aplicarla en el momento de organizar las tareas. Yo opino que si no estamos inmersos en una tarea que no podamos pausar, por ejemplo algo que necesita toda nuestra atención, podemos hacerla en el momento y así sacarnos esas piedritas del camino.

Con estas tres ideas junto con otra que ya escribi hace un tiempo logre aumentar bastante mi productividad.

¿Tienen algún secreto ustedes para aumentar la suya?